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Come funziona
Dal numero che hai già alla prima conferma
Verifichiamo se il tuo numero può passare al canale ufficiale di WhatsApp Business. Poi scriviamo i messaggi da far approvare: conferma, promemoria, passaggio a una persona.
La storia completa della casa vacanze che risponde agli ospiti in nove lingue è tra i sistemi in produzione su Aziendale.ai.
Canale
Controlliamo il numero e le regole del canale ufficiale. Senza canale attivo non si parte.
Messaggi approvati
Frasi fisse per conferma e promemoria. La dichiarazione AI è nel primo messaggio.
Prova sul telefono
Prenoti tu, sposti tu, chiedi una persona. Solo dopo lo apriamo ai clienti.
Un numero WhatsApp che risponde da solo funziona se conferme e promemoria partono da messaggi approvati, non da improvvisazioni. Colleghiamo il numero che i clienti conoscono già, scriviamo i messaggi con te e li proviamo su un cellulare vero: prenotazione, spostamento, richiesta di una persona. Fuori orario il sistema raccoglie la richiesta e ti avvisa all'apertura. Quando scrivi tu, l'assistente si ferma.
Prima di costruire, guardiamo il processo intero: chi fa cosa, quanto tempo richiede, dove nascono gli errori. Come analizziamo i processi
Messaggi, consenso e trasparenza
Il primo messaggio dichiara che stai scrivendo a un assistente AI e spiega come parlare con una persona, come chiede l'articolo 50 dell'AI Act, la legge europea sull'intelligenza artificiale. I modelli di messaggio seguono le regole del canale ufficiale. Conferme e promemoria sono messaggi di servizio. Per offerte e promozioni serve il consenso del cliente, come prevede il GDPR, la legge europea sulla privacy. I dati restano in Europa e non li usiamo per addestrare modelli.
Non è un parere legale. Le regole le interpreta chi ti assiste, insieme a te.
Per il responsabile IT e la sicurezza
- Dove stanno i dati
- Sulla nostra piattaforma conversazioni, messaggi modello e contatti di WhatsApp Business restano nell'Unione europea, cifrati in transito e a riposo. Ogni numero aziendale ha uno spazio separato. I messaggi dei tuoi clienti non servono ad addestrare modelli. Il transito dei messaggi sul canale segue le condizioni del fornitore della piattaforma WhatsApp Business.
- Come ci colleghiamo ai tuoi sistemi
- All'inizio colleghiamo la linea WhatsApp Business al tuo CRM (il programma dei contatti) o alla tua agenda in sola lettura, tramite API (interfacce di collegamento tra programmi): vediamo appuntamenti e pratiche senza scriverci. Credenziali dedicate e revocabili. Creare prenotazioni o richieste è un permesso separato; spegnerlo non cancella la cronologia delle chat.
- Chi può fare cosa
- Decidi tu chi risponde: titolare, personale, sola lettura. Ogni messaggio automatico, ogni passaggio a una persona e ogni messaggio modello inviato finiscono nel registro, esportabile per i controlli interni. Se togli un permesso, quella persona non vede più le conversazioni. Nessun accesso incrociato tra numeri di aziende diverse.
- Cosa succede se il modello sbaglia
- Fuori dalle risposte approvate, o sotto la soglia di sicurezza, l'assistente passa a te o al tuo personale. Puoi spegnere le risposte automatiche e tenere solo la coda gestita da persone: le conversazioni restano. I messaggi modello si controllano prima di pubblicarli. Pagamenti e cancellazioni non partono mai senza una conferma umana.
- Quali modelli e perché
- Capire la richiesta, preparare la bozza di risposta e valutare l'urgenza sono compiti affidati a modelli di più fornitori, scelti per ciascun compito. Il modello si cambia in configurazione. I contratti escludono l'addestramento sulle tue chat. Il primo messaggio dichiara che risponde un assistente AI e offre il passaggio a una persona.
- Cosa firmi
- SLA (Service Level Agreement, tempi di servizio garantiti) sulla parte di piattaforma che gestiamo noi, nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 del GDPR (Regolamento UE 2016/679), elenco dei sub-fornitori e uscita con esportazione delle chat e cancellazione. Il rapporto con il fornitore del numero WhatsApp Business resta a parte. Non abbiamo la certificazione ISO/IEC 27001: è un obiettivo.
- Riferimenti normativi
- GDPR su contatti e messaggi. AI Act (Regolamento UE 2024/1689), art. 50, sulla trasparenza dell'assistente. Regole del canale su consenso e disiscrizione per i messaggi promozionali. Il registro dimostra chi ha scritto cosa e quando; l'interpretazione delle norme resta a te e al tuo consulente.
Partiamo da un tuo lavoro vero