Assistente su WhatsApp Business: la guida completa 2026

Che differenza c'è tra l'app WhatsApp Business e il canale ufficiale?

L'app sul telefono è pensata per una persona che risponde a mano.

Un assistente automatico ha bisogno del canale ufficiale per le aziende, gestito tramite un fornitore.

Il canale ufficiale permette risposte automatiche, messaggi modello e più operatori sullo stesso numero.

Programmi non ufficiali che simulano un telefono violano le regole della piattaforma e rischiano il blocco.

Prima di tutto verifica se il tuo numero può passare al canale ufficiale.

Cosa sono la finestra di 24 ore e i messaggi modello?

Quando un cliente ti scrive, si apre una finestra di assistenza di 24 ore.

In quella finestra puoi rispondere con testo libero, anche generato dall'assistente.

Quando la finestra si chiude, puoi mandare solo messaggi modello approvati prima.

Il modello si scrive una volta, con spazi variabili come nome, data e ora.

La piattaforma li divide in categorie: servizio, promozione, codici di accesso.

Un promemoria del giorno dopo, di solito, cade fuori dalla finestra: serve un modello.

Serve il consenso del cliente per scrivergli?

Sì, per scrivere per primo serve che il cliente abbia accettato di ricevere messaggi.

Le regole della piattaforma chiedono di dire chiaramente a cosa si iscrive e da quale azienda.

Il GDPR aggiunge che il consenso va dimostrato e si può revocare in ogni momento.

Per le promozioni chiedi un consenso a parte, distinto da quello per i promemoria.

Tieni traccia di quando e dove è stato dato: modulo, banco, sito.

• Una casella non già spuntata sul modulo di prenotazione.
• Il nome della tua attività scritto per esteso.
• Il tipo di messaggi: promemoria, conferme, promozioni.
• Come smettere di riceverli, con una parola semplice come STOP.

Come si impostano promemoria che funzionano?

Manda un solo promemoria, al momento giusto per il tuo lavoro.

Scrivi data, ora, indirizzo e cosa portare. Niente di più.

Chiedi una risposta semplice: confermo, sposto, annullo.

Se il cliente sposta, l'orario vecchio deve liberarsi subito nell'agenda.

Decidi prima cosa succede a chi non risponde, e scrivilo nel modello.

Cosa deve dire l'assistente nel primo messaggio?

Deve dire che è un assistente AI, come chiede l'articolo 50 dell'AI Act dal 2 agosto 2026.

Deve dire come parlare con una persona, con una parola chiave facile.

Deve usare il nome della tua attività, non un nome di fantasia che sembri umano.

Esempio: «Ciao, sono l'assistente AI del negozio. Per una persona scrivi OPERATORE».

Quali errori fanno bloccare o limitare il numero?

La piattaforma misura la qualità dei messaggi anche dalle segnalazioni e dai blocchi dei clienti.

Se la qualità resta bassa a lungo, riduce quanti messaggi puoi mandare.

Nei casi gravi il numero può essere sospeso.

• Mandare promozioni a chi non ha mai dato il consenso.
• Scrivere troppo spesso, o a orari scomodi.
• Usare liste di numeri comprate o copiate.
• Usare programmi non ufficiali che simulano un telefono.
• Mettere contenuti promozionali in un modello registrato come servizio.

Come si proteggono i dati delle chat?

Le chat contengono dati personali e a volte foto di documenti.

Informa il cliente con un link all'informativa nel primo messaggio o sul sito.

Stabilisci chi del personale legge le chat e con quale accesso personale.

Cancella le foto dei documenti quando non servono più.

Chiedi al fornitore dove stanno i server e se le chat servono ad addestrare sistemi.

Come si scrive un messaggio modello che viene approvato?

Un modello chiaro dice una cosa sola e la dice subito.

Scegli la categoria giusta: un promemoria è servizio, uno sconto è promozione.

Metti le parti variabili solo dove servono, con un esempio per ciascuna.

Evita maiuscole in serie, punti esclamativi e toni da volantino.

Prepara una versione per ogni lingua che usi, rivista da chi la parla.

Tieni un elenco dei modelli approvati, con data e scopo di ciascuno.

Domande frequenti